infostartAbra o navegador de sua preferência, geralmente utilizamos o Google Chrome, acesse o site https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx
Clique na opção Consultar NF-e Completa conforme figura acima
Será aberta a tela para consulta da NF-e pela chave de acesso, conforme figura abaixo:
Digite a chave de acesso com os 44 dígitos ou passe o código de barras da nota fiscal no seu leitor de código de barras no campo indicado na Seta 1, em seguida marque a caixa Não sou um robô, conforme seta 2 e depois clique no botão Continuar conforme seta 3.
Será apresentada a tela a seguir com todos os dados da nota fiscal:
Utilizando a barra de rolagem do navegador desça até o final da consulta e clique no botão Download do documento conforme seta 2.
Clique em OK para fazer o download do XML.
O navegador vai salvar o arquivo na pasta Downloads do Windows ou se ele solicitar o local para que você possa escolher, selecione a pasta que desejar e clique em salvar.
Após baixar os XMLs de todas as notas, podemos fechar o navegador de Internet e abrir o programa Retaguarda.
Com a tela principal do Retaguarda aberta clique no botão Importar XML
Será apresentada a tela a seguir:
Clique no botão A partir do Arquivo para localizar o arquivo XML que foi baixado usando o navegador de Internet conforme passo anterior.
Será apresentada a tela a seguir para localizar o XML.
Localize o arquivo a ser importado e clique em Abrir.
Será apresentada a tela a seguir, para informar os CFOPs de entrada, conforme CFOPs que vieram na nota.
Caso tiver alguma duvida sobre qual CFOP colocar e só consultar o nosso artigo no link https://infostart.movidesk.com/kb/article/167227/tabela-cfop?preview=true&revisionId=539324 para mais informações.
Devemos informar os dois CFOP de entrada: Dentro do estado e Fora do estado, conforme tabela em anexo e em seguida clique em Confirmar.
Na tela de produtos, temos alguns casos que pode acontecer. Em primeiro momento vamos importar uma nota em que o produto não tem cadastro no sistema.
Exemplo 1:
Com o produto selecionado, podemos alterar a DESCRIÇÃO, CÓDIGO DE BARRAS, e também o FATOR DE ENTRADA do produto que vai ser cadastrado.
Este campo FATOR DE ENTRADA que converte de caixa para unidade. Informamos neste campo a quantidade que vem dentro da caixa. Ex: Caixa com 12 unidades, devemos informar 12 no campo Fator de Entrada. Quando fazemos isso, o sistema divide o preço unitário da nota por este campo para compor o preço de custo unitário de cada produto da nota. Em seguida o sistema multiplica a quantidade do produto que veio na nota pelo FATOR DE ENTRADA para calcular a quantidade total de entrada deste item, isto é, a quantidade real que vai entrar no estoque.
Arrastando a barra inferior para direita temos acesso aos campos: CFOP ENTRADA, UNID MEDIDA, CLASSIFICAÇÃO FISCAL, QUANT ENTRADA E VALOR UNIT REAL.
CFOP ENTRADA: Podemos alterar o CFOP ENTRADA conforme a necessidade. Exemplo: No meio dos itens da nota pode vir um produto que vai ser para uso e consumo da empresa, neste caso existe um CFOP próprio para Uso e Consumo 1556 ou 1407, podemos fazer a alteração do CFOP somente do item em questão, digitando neste campo.
UNID MEDIDA: Como estamos cadastrando o produto novo, podemos alterar a unidade de medida que veio na nota para a unidade de medida em que o produto é vendido. Por Exemplo: Se na nota veio a undade de medida CX indicando que seria CAIXA, podemos alterar para UN, pois vendemos o produto por unidade e não por Caixa.
CLASSIFICAÇÃO FISCAL: Este campo que vai definir a tributação de venda do produto, ou seja, qual a tributação do produto quando ele for vendido. Ex: Produto Tributado ou Produto com Substituição tributária.
(Sugerimos orientação do Contador para preenchimento deste campo)
QUANT ENTRADA: Este campo utilizamos para saber quantas unidades o sistema vai colocar no estoque.
VALOR UNIT REAL.: Este campo utilizamos para saber o preço de custo de cada unidade.
Após alterar todos os dados do produto que estamos cadastrando, clicamos no botão SALVAR
Exemplo 2:
Com o produto selecionado, podemos alterar o FATOR DE ENTRADA, este campo converte de caixa para unidade. Informamos neste campo a quantidade que vem dentro da caixa. Ex: Caixa com 12 unidades, devemos informar 12 no campo Fator de Entrada. Quando fazemos isso, o sistema divide o preço unitário da nota por este campo para compor o preço de custo unitário de cada produto da nota. Em seguida o sistema multiplica a quantidade do produto que veio na nota pelo FATOR DE ENTRADA para calcular a quantidade total de entrada deste item, isto é, a quantidade real que vai entrar no estoque. Conforme (Seta 3) da imagem abaixo
Exemplo 3:
Neste caso, o sistema localizou um produto diferente do que veio na nota fiscal. No exemplo acima o produto que veio na nota seria um ROTEADOR e o sistema localizou um ARMARIO. Isso pode acontecer por três motivos, sendo eles:
- O Código de barras cadastrado no ARMARIO pode ser o código de barras do ROTEADOR que foi cadastrado por engano em algum momento anteriormente.
- Na nota não veio o código de barras, então o sistema procura pelo campo código e não pelo código de barras.
- Ou então a Descrição do produto da nota pode ser idêntica ao produto cadastrado no sistema (não seria o caso acima, pois ROTEADOR é diferente de ARMARIO).
Para desvincular o produto errado e lançar o produto corretamente no estoque devemos seguir estes passos:
Passo 1: Clique no botão Desvincular Produto (Seta 1)
Passo 2: Clique no botão Substituir Produto (Seta 2), o sistema vai abrir a tela para localizar o produto correto:
Depois de todos produtos cadastrados ou localizados manualmente, podemos clicar em AVANÇAR.
Nesta próxima tela fazemos a formação dos preços de venda:
1 – Markup: Nesta coluna da lista podemos alterar a Margem de Lucro de um único produto da lista.
2 – Markup: Neste campo ao lado da lista podemos informar uma Margem de Lucro para TODOS itens da lista ao lado.
3 – Valor: Nesta coluna da lista podemos digitar o valor de venda do produto.
4 – Botão Manter valor de Venda: Quando clicamos neste botão o sistema busca o preço de venda dos produtos já cadastrados no sistema e coloca na coluna Valor da lista, usamos quando não vamos alterar o preço de venda dos produtos.
5 – Manter Markup Anterior: Quando clicamos neste botão o sistema busca a Margem de Lucro dos produtos já cadastrados no sistema e coloca na coluna Markup da lista, usamos quando não vamos alterar a margem de lucro dos produtos.